Leiðbeiningar og ráðgjöf

Afhendingarskylda

Hverjum ber skylda til að afhenda gögn á Héraðsskjalasafn Skagfirðinga?
Allar opinberar stofnanir og embætti ríkis og sveitarfélaga ásamt fyrirtækjum í eigu hins opinbera óháð rekstrarformi (hf, ehf, ohf) eru afhendingarskyldir aðilar. Í Skagafirði afhenda sveitarfélögin og undirstofnanir þeirra ásamt þeim lögaðilum sem eru að 51% hluta í eigu sveitarfélags/-a, gögn til Héraðsskjalasafns Skagfirðinga. Ef lögaðili er í meirihlutaeigu sveitarfélags og ríkis þarf að fá úrskurð Þjóðskjalasafns Íslands um hvort afhenda skuli gögnin til Þjóðskjalasafns Íslands eða viðkomandi héraðsskjalasafns. Í 14. grein laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er að finna frekari upptalningu á því hvaða aðilar teljast vera afhendingarskyldir aðilar.

1. Embætti forseta Íslands.
2. Hæstiréttur, héraðsdómstólar og aðrir lögmætir dómstólar. 
3. Stjórnarráð Íslands, svo og allar stjórnsýslunefndir og stofnanir sem heyra stjórnarfarslega undir það, sem og þjóðkirkjuna,
4. Sveitarfélög, svo og allar stofnanir og nefndir á þeirra vegum sem fara með stjórnsýslu; hið sama gildir um byggðasamlög og aðra þá aðila sem sjá um framkvæmd einstakra stjórnsýsluverkefna vegna samvinnu sveitarfélaga.
5. Sjálfseignarstofnanir og sjóðir sem stofnuð hafa verið með lögum eða á grundvelli heimildar í lögum í þeim tilgangi að sinna einkum opinberum verkefnum.
6. Stjórnsýsluaðilar einkaréttareðlis, hafi þeim á grundvelli laga verið fengið vald til þess að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélags að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna mála er tengjast slíkum ákvörðunum.
7. Lögaðilar sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni með samningi skv. 30. gr. laga um fjárreiður ríkisins, eða skv. 100. og 101. gr. sveitarstjórnarlaga, að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna rækslu slíkra verkefna.

Þess fyrir utan hefur skapast sú hefð að félagasamtök innan héraðs afhendi gögn sín til Héraðsskjalasafnsins enda þau oft styrkt af sveitarfélögunum og mikilvægur partur af sögu héraðsins.

 Afhending

Afhendingarskyldir aðilar á vegum sveitarfélaganna í Skagafirði skulu afhenda sín skjöl til Héraðsskjalasafns Skagfirðinga. Pappírsskjöl skal afhenda eigi síðar en þegar þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn gögn þegar þau hafa náð fimm ára aldri, sbr. 15. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Í báðum tilvikum er miðað við síðustu innfærslu eða síðasta bréf afgreidds máls. Ef afhendingarskyldur aðili hættir eða starfsemi þess er lögð niður skal afhenda gögn aðilans við lok starfseminnar. Heimilt er að krefja um greiðslu kostnaðar vegna móttöku, frágangs og flutnings skjala afhendingarskylds aðila sem hættir starfsemi eða er lagður niður.

Frágangur

Hvernig skal standa að afhendingu?
Forstöðumaður afhendingarskyldrar stofnunar ber ávallt ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu stofnunarinnar, sbr. 22. gr. laga nr. 77/2014. Afhendingarskyldum aðilum er skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu sinni í samræmi við reglur  sem Þjóðskjalasafn Íslands setur. Benda skal á að samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 573/2015) skal afhending skjala, frágangur þeirra og geymsluskrá vera samþykkt af héraðsskjalasafninu áður en viðkomandi skjalasafn er afhent. Á heimasíðu Þjóðskjalasafn Íslands er að finna góðar leiðbeiningar þessu tengt: Frágangur, skráning og afhending pappírsskjala - Reglur og leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir. Þessar leiðbeiningar eru fyrir ríkisstofnanir en sömu grundvallarreglur gilda um afhendingar til héraðsskjalasafna.

Málalykill

Í reglum Þjóðskjalasafns Íslands nr 572/2015 um málalykla segir að afhendingarskyldir aðilar skulu nota málalykil til að raða og halda utan um skjalaflokkinn málasafn. Í reglunum kemur einnig fram hvernig málalykillinn skuli vera uppbyggður, hvað skuli fylgja málalyklinum, ásamt því að leita þurfi samþykkis viðkomandi skjalasafns á nýjum eða breyttum málalykli.

Á heimasíðu Þjóðskjalasafn Íslands er að finna góðar leiðbeiningar þessu tengt: Málasafn, málalykill og málaskrá. Þessar leiðbeiningar eru fyrir ríkisstofnanir en sömu grundvallarreglur gilda um afhendingar til héraðsskjalasafna.

Skjalavistunaráætlun

Í reglum Þjóðskjalasafns Íslands nr 571/2015 um skjalavistunaráætlanir segir að afhendingarskyldum aðilum beri að gera skjalavistunaráætlun til að hafa yfirsýn yfir sitt skjalasafn. Í reglunum kemur skýrt fram hvað eigi að vera í áætluninni. Þar kemur einnig fram að skila skuli skjalavistunaráætlunum, á sérstöku eyðublaði, til opinbers skjalasafns til samþykktar. Þetta skal gera í upphafi skjalavörslutímabils sem er að jafnaði fimm ár.

Á heimasíðu Þjóðskjalasafn Íslands er að finna góðar leiðbeiningar þessu tengt: Skjalavistunaráætlun. Þessar leiðbeiningar eru fyrir ríkisstofnanir en sömu grundvallarreglur gilda um afhendingar til héraðsskjalasafna.

Skráning mála og tölvupóstar

Stjórnsýslulög eru grundvallarlög um framkvæmd stjórnsýslu. Þau eru m.a. sett til að tryggja borgurum tiltekna réttarvernd í samskiptum við hið opinbera. Stjórnsýslulögin og upplýsingalögin gera skýra kröfu um að hið opinbera tryggi rétta málsmeðferð og haldi vel utan um öll málsskjöl. Jafnvel þó ekki sé um stjórnvaldsákvörðun að ræða er mælst til þess að meginreglur um meðferð mála séu höfð að leiðarljósi í vinnu hins opinbera.

Í reglum Þjóðskjalasafns Íslands nr 85/2018 um skráningu mála og málsgagna hjá afhendingarskyldum aðilum kemur fram að afhendingarskyldir aðilar skuli skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt í eina eða fleiri skrár og varðveita málsgögn þannig að þau sé aðgengileg og að upplýsingar um málsgögn sem varða sama mál skuli skrá undir einkvæmu málsnúmeri.

Þessu tengt eru reglur Þjóðskjalasafns Íslands nr 331/2020 um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila. Meginreglan er sú að tölvupósta og fylgiskjöl þeirra, sem varða mál með efnislegum hætti skal skrá og varðveita í skjalasafni afhendingarskylds aðila.